Seri - Teknik Membuat SOP
Anda diharapkan mau mengkaji dan mempelajari apa yang akan disampaikan. Ide dasarnya berkonsep pada kesederhanaan dan kemudahan. Sehingga siapa pun Anda, dengan latar belakang apa pun pasti mampu membuat SOP dengan mutu terbaik. SOP disajikan secara sederhana dan mudah dipahami untuk memudahkan pekerja mengikuti apa yang Anda gariskan.
Apakah membuat narasi SOP itu rumit? Sebetulnya narasi teks SOP mudah dibuat, asal kita memiliki ilmu dan rumusnya. Jurus jitu yang akan membuat Anda menjadi ahli dalam beberapa langkah mudah. Tetapi menulis narasi SOP akan menjadi sulit bagi mereka yang tidak tahu tapi juga tidak tergerak mau belajar dan mencoba.

Di sini akan diberikan beberapa tips sederhana cara membuat  narasi SOP “powerfull” tetapi menghasilkan sebuah narasi SOP berkelas. SOP sebagai pedoman memiliki kriteria yang harus diikuti dan akan menghasilkan sesuatu yang Pas-Bernas. Mengabaikannya akan berbuah ketidaksesuaian antara apa yang diharapkan dengan apa yang didapatkan. Tips berikut diharapkan akan membimbing Anda memulai menulis narasi SOP Bisnis, SOP Administrasi Pemerintahan, SOP Sekolah, SOP Yayasan
secara mandiri.

  1. Informasi disampaikan secara jelas, Sebagai sebuah panduan, SOP harus memuat semua penjelasan informatif. Pilih bahasa yang sederhana. Jangan gunakan bahasa asing jika sudah ditemukan padanan bahasa lokal setempat. Hindari kerumitan dalam memaparkan penjelasan sehingga pemakai bisa memahami narasi SOP yang dimaksud hanya dengan sekali baca. Setiap pengguna tak perlu klarifikasi kepada pembuatnya sehingga semua terang tanpa petunjuk ulang. Bahkan narasi SOP Tepat akan mampu merubah orang awam jadi paham atas apa yang tertulis didalamnya.
  2. Ditulis secara ringkas, jelas, berurutan, step by step, dan formatnya mudah dibaca.  Narasi SOP akan dikonsumsi  semua strata karyawan mulai yang terbawah sampai ke level tertinggi. Ringkas adalah bagian dari kemudahan memahami narasi SOP yang akan dibuat, tetapi tetap tidak boleh sampai ada yang tertinggal atau terlewat. Jelas, artinya tidak perlu penafsiran lagi tentang apa yang sudah tertulis, semuanya cukup penjelasan apa yang hendak diterangkan. Berurutan, artinya dimulai dari awal, tidak boleh dibolak-balik, dan tidak timbul kekacauan proses. Step by step akan memudahkan karyawan menjalankan narasi SOP sebagai instruksi kerja yang aplikatif praktis.Mulailah membangun narasi SOP dengan menuliskan jenis aktivitas secara tertulis, perlengkapan yang digunakan, dan urutan langkahnya. Poin penting yang harus diketahui oleh user, yaitu siapa PIC, jika terjadi abnormalitas apa yang harus dikerjakan, apa yang harus dihindari, hingga apa proses terkait dengan prosedur atau proses yang kita buat narasi SOP-nya.
  3. Menggunakan kalimat aktif dan berkonsep kalimat sekarang. Kalimat aktif akan memberikan pemahaman bahwa yang tertera dalam narasi SOP bersifat direktif dan ajakan. Arahan yang harus dijalankan secara lugas dan tegas. Penggunaan kalimat sekarang sebagai petunjuk narasi SOP bersifat update.
  4. Menceritakan apa yang telah dilaksanakan. Agar Anda mudah mendapatkan gambaran terbaik dari proses maupun prosedur yang hendak dibuatkan narasi SOP-nya. Pembuat SOP biasanya akan kesulitan menulis konsep proses/prosedur meski tiap hari mereka lakukan, lebih mudah menceritakan apa yang telah dilaksanakan. Biarkan semua yang ada di kepala Anda mengalir. Usahakan semua tertulis tanpa tersisakan. Berikutnya baru dilakukan editing. Banyak dari kita yang mengalami mental blok saat diminta membuat tulisan. Ini terjadi karena banyak ketakutan telah tertanam di benak kita. Rumusan di atas diharapkan jitu menjadi solusi ketakutan, ide tak mampu diungkapkan.
  5. Informasi diberikan secara jelas dan tidak berpersepsi ganda.Parameter yang dapat digunakan sebagai pengukur bahwa narasi SOP telah tepat sasaran, yaitu dengan melakukan tes dengan memberikan narsi SOP  yang Anda buat kepada orang awam yang tidak mengenal pekerjaan itu.  Narasi SOP layak terbit jika mereka memahami apa yang tertera di SOP tanpa kita memberi tambahan penjelasan. Berarti narasi SOP sudah sesuai dengan kriteria di atas. Usahakan tidak menggunakan bahasa multi tafsir. Apabila kita tidak mampu membuat narsi SOP yang jelas maka akan menghasilkan pertanyaan lain yang membutuhkan panduan tambahan.
  6. Menggunakan konsep 5W + 1H.  Setiap langkah proses apabila bisa dijelaskan dengan konsep ini akan menghasilkan informasi yang lengkap dan komprehensif. Di dalamnya terkandung petunjuk detail mengenal What (apa), terangkan secara jelas dan mudah seputar topik bahasan SOP, mengupas  tentang   apa Why (mengapa), Mengapa sebuah proses/prosedur  ini dilakukan, yaitu lakukan identifikasi  dengan menggunkan sudut pandang kacamata pembaca/pemakai. When (kapan), kapan waktunya proses/prosedur kita lakukan. Who (siapa), siapa pelaku yang menjalankan proses/prosedur terkait. How (bagaimana),rangkum info menjadi satu alur cerita yang jelas agar tidak salah dalam mengambil langkah berikutnya.

Selamat berlatih dan menghasilkan narasi SOP berkekuatan, berkesan dan mudah dipraktikan. Bagaimana menurut Anda? (LSe)



 
Top