“Sumber Kekuatan Baru bukanlah uang yang berada dalam genggaman tangan beberapa orang, namun pengetahuan di tangan orang banyak” (John Naisbistt)


Organisasi Bisnis tangguh tidak dilahirkan dari kebekuan hubungan, dibutuhkan kedekatan antar pegawai. Timbulnya sekat  akan  menghasilkan kebuntuan merugikan dibanding menangguk keuntungan.

Kenyataan dilapangan saya acap menemukan organisasi bisnis start up belum mengetahui  formulasi cara tepat membangun “Chemistry kedekatan” antar anggotanya.

Faktanya teamwork masih sebatas wacana belum mengejawantah dalam  sebuah aksi nyata.  Mereka berkantor, berinteraksi, berkegiatan bersama tetapi tindakanya sendiri sendiri. Tiap unit Departemen tidak dalam satu ayunan  langkah.  Konkretnya tiap departemen memiliki orientasi berbeda.  Ibaratnya Departemen Marketing ke Utara, Departemen HRD ke Selatan, Departemen Produksi ke Timur dan seterusnya.

Kondisi seperti ini sudah barang tentu akan  menghabiskan banyak energy, sumber daya dan tenaga. Belum lagi timbulnya ekses yang  tak terkontrol,  miss persepsi, miss komunikasi yang akan melahirkan kesalahan baru. Dalam skup yang lebih besar komunikasi yang tidak menemukan jalanya membuka pintu  “pemberontakan”  seperti : pemogokan, demonstrasi, slowdown hingga sabotase.

Dalam praktek penerapan Standard Operating Procedure , bidang spesialisasi yang saya dalami juga membutuhkan jalur  komunikasi pengurai persoalan.  Diawal fase Implementasi rentan timbulkan  penolakan, karena secara naluri kita lebih suka bebas daripada terkekang aturan.

Maka saya  menawarkan cara pertemuan yang akan mengurai kebuntuan.  Methode ini mencontek kebiasaan di  Perusahaan Automotive tempat saya pernah berkarya, rutin dilaksanakan meeting  sebagai sarana koordinasi, memecahkan  masalah, merencanakan kegiatan, bahkan mengevaluasi kinerja. Mudah dilakukan,relatif tanpa biaya namun memiliki implikasi nyata. Meeting, memberdayakan potensi dan enersi, satu aksi  untuk beragam solusi  atas masalah yang terjadi.

Disini setiap pimpinan unit kerja diberi kesempatan berbicara. Dalam keseharian interaksi organisasi mereka telah merelakan diri mendengarkan instruksi, arahan bahkan keluhan. Maka dalam forum ini  saatnya mereka diberi ruang menyampaikan pendapat, usulan bahkan kritik  perbaikan.

Sayangnya tak semua meeting berakhir dengan hasil jelas,  godaanya meeting tidak fokus dan terkesan asal-asalan.  Sebetulnya bagaimana idealnya meeting harus dilakukan, agar menjadi meeting yang powerful?
Untuk menghasilkan Maha karya dibutuhkan teamwork dan bekerja sepenuh hati.  Bukan kerja sendiri melainkan kerja bersama, ditangan team semua bisa terjadi. Bersama kita bisa!

Agar kegiatan ini tepat sasaran dan menghasilkan keputusan sesuai kebutuhan . Maka ada beberapa tip yang harus diperhatikan : 

  • Jadwalkan Kapan dan dimana  meeting akan dilakukan
  • Mengirimkan pemberitahuan kepada seluruh perserta meeting dan memastikan yang diundang telah menerima pemberitahuan sebelumnya,
  • Mempersiapkan tempat rapat dan peralatan yang dibutuhkan dengan baik, 
  • Merumuskan Agenda rapat yang jelas dan lugas 
  • Memastikan bahwa para peserta rapat menyiapkan data atau informasi yang relevan dengan agenda meeting. 
  • Memastikan Orang tepat  dapat hadir di meeting
  • Mengevaluasi hasil meeting pekan sebelumnya, Membandingkan Target Vs Pencapaian
  • Catat semua rekomendasi dan  ambil keputusan  berdasarkan fakta dan data paling reliable dari peserta meeting
  • Penggunaan alat bantu visual secara efektif 
  • Tidak ada saling menjatuhkan dan mencari kambing hitam, semua keputusan berorientasi perbaikan dan pencegahan
  • Hasil keputusan meeting ditulis dan dituangkan kedalam minutes meeting/risalah rapat  sebagai agenda kerja di pertemuan  mendatang
  • Copy Minutes meeting dibagikan kepada undangan yang hadir, bahkan juga diberikan tembusan kepada undangan yang berhalangan  sebagai salinan
  • Membuat rencana tindakan (action plan) yang dituangkan dalam minutes meeting  yang terdiri atas : aktivitas, target , siapa penanggung jawab, kapan dilaksanakan, keterangan pelengkap.
  • Menyimpulkan hasil  meeting  dengan sederhana & mudah dimengerti, 
  • Memisahkan proses berbagi informasi dari penyelesaian masalah 
  • Rapat dimulai dan diakhiri tepat waktu 
 
Top