Dalam kesempatan ke kota Istimewa Jogja, Saya berjumpa  Kawan yang memiliki Excellent Product, Bel Sekolah Otomatis. Hasil inovasinya telah diganjar berbagai penghargaan mulai level Kabupaten, Kementrian Pemuda hingga Juara Kontes Kewirausahaan Nasional.

Tak perlu  berpromosi, peminat mengantri  setelah memahami spesifikasi atau rekomendasi  dari kolega yang telah menguji. Happy Problem-nya ia dapat order  produksi melebihi ekspektasi. Sebagai pebisnis yang baru merintis, tentu inilah peluang sekaligus tantangan. 

Peluang karena pasar telah menerima, urusan fulus mulus. Tetapi  sekaligus menjadi tantangan karena belum semua potensi yang dimiliki mampu  maksi berkontribusi.

Permintaan  yang datang menghampiri  tak semua lancar ditangani. Faktanya, banyak order yang diselesaikan menyisakan customer complain. Produk yang dalam rancanganya sederhana, saat dieksekusi banyak mendatangkan masalah. Mulai dari pengiriman tak sesuai jadwal yang dijanjikan, produk cacat lolos terkirim ke customer, atau fitur tak berfungsi sesuai spesifikasi  kualitas yang ditetapkan.

Musibah seperti air bah menyapu kepercayaan customer,  kualitas yang awalnya dibangun dengan keringat, jerih payah tergerus kelevel  terendah. Tindakan penyelamatan harus dilakukan sebelum kapal bisnis tenggelam seperti TITANIC. Penjualan menurun, denyut cashflow mulai lunglai lemah.

Celakanya, disektor Sumber Daya-Pegawaipun tak berdaya. Mereka belum memiliki panduan baku, sering terjadi kebingungan tak terselesaikan. Ujungnya pegawai memutuskan menggunakan cara masing- masing, methode yang digunakan sesuai kefahaman.

Setelah tanya kanan kiri, baca literatur , rekomendasi dari praktisi ditemukan jawaban harus mulai membuat Standar Operasi.  Hasil analisis sederhana muasal centang perentang, acak adutnya Produksi karena belum ada satupun  sistem dibakukan menjadi acuan . Standar  bahan bakukun  juga belum terdefinisikan  sehingga material yang datang kualitasnya tak berhasil dikendalikan.

Maka dilakukalah sourcing informasi dari koneksi maupun jaringan yang dimiliki. Setelah melakukan seleksi seperlunya diputuskanlah meng-hire tenaga akademisi dari sebuah PTN terkenal di Jogja. Harapanya tentu dengan latar belakang akademik team yang berjibun dan reputasi institusi,  SOP yang dihasilkan mumpuni.

Saat project kelar, trat tat ….. showtime pertunjukan dimulai, implementasi  menguji apakah formulasi yang digunakan sesuai kebutuhan. Beribu sayang harapan masih jauh dari kenyataan.  Proses dan prosedur yang dibakukan tak bisa diterapkan.

Ada “jarak” antara SOP yang  dibakukan dengan praktek lapangan. Ada Missing Process yang sehingga SOP seperti jauh  diawang-awang, nampak ideal diatas kertas tapi gagal di “hidupkan” dalam praktik real.

Pertanyaan dan penolakan dari pegawai yang timbul dari perubahan yang baru dilakukan  tak dapat diselesaikan. Yang mengecewakan team memilih balik badan menginggalkan bergunung  persolan, meski  kewajiban pembayaran telah dibereskan.

Nilai Standard Operating Procedure (SOP) bukan ditentukan  oleh seberapa biaya yang dihabiskan untuk membangunya, seberapa tebal halamanya, seberapa lama waktu menyusunya, atau latar belakang akademik  penyusunya. Kualitas SOP yang dibangun akan mengkilap jika standar acuan  yang dihasilkan mampu menjadi panduan tak sekedar hiasan.

Dari kasus ini kita bisa belajar dua hal, yang pertama  bahwa ukuran kesuksesan membangun SOP bukan pada latar belakang Akademis konsultanya, melainkan seberapa kompetensi yang dimilikinya. Kedua, bahwa urutan untuk membangun SOP harus tepat, salah mengambil methode hasil akhir berbeda dengan yang diharapkan.

Serahkan semua urusan pada ahlinya jangan diberikan kepada yang belum memiliki rekam jejak membuat SOP yang dapat dipertanggung jawabkan. Bagaimana menurut Anda? (LSe)
 
Top