Standarisasi-SOP-Atau-mati


Standarisasi saat ini adalah pondasi yang diperlukan  untuk menjadi dasar peningkatan di esok hari. Jika Anda menganggap standarisasi sebagai hal terbaik saat ini, tapi masih dapat ditingkatkan di kemudian hari - Anda akan maju. Namun jika berpikir bahwa standar adalah sesuatu yang membatasi, maka kemajuan Anda akan berhenti. (Henry Ford, Ford Motor Company-USA)

Anda kerap pusing memikirkan kekacauan yang terus terjadi dikarenakan tak ada standar panduan kerja jelas? Bahan baku diterima tak sesuai kriteria kenyatan jauh dari harapan, proses produksi yang terus menghasilkan banyak kesalahan atau bahkan pengiriman yang tak sesuai jadwal yang telah ditentukan pelanggan. Inilah deretan keluhan yang terus berulang jika kita tak memliki standar cemerlang.

Kegiatan yang tidak menghasilkan nilai tambah akan ditinggalkan oleh pelakunya. Kebanyakan kita suka berpikir realistis pragmatis, hanya akan melakukan sesuatu kalau memperoleh kemanfaatan.  Karena bekerja tanpa beroleh kemajuan hanya menghasilkan pemborosan. Jika Anda diminta bekerja, tetapi tidak mendapatkan upah, apakah Anda akan tetap patuh pada perintah berikutnya?

Standarisasi kerja adalah basic operasional untuk menjalankan proses  dalam kerangka aman,  mudah, dengan cara paling efektif berdasar teknik dan formula tertentu. Satuan ukurnya dapat berupa waktu, konsumsi bahan baku ataupun  satuan gerak berlaku. Targetnya dapat menyeimbangkan ritme kerja dengan memperhatikan jumlah dan waktu kebutuhan.

Kerja terstandar ini penting dalam rangka mencapai output stabil sesuai keinginan pelanggan. Tetapkan patokan sebagai acuan dalam kerja berulang, jaga konsistensinya untuk menghindar dari rusaknya aliran proses yang membuat kesulitan pengendalian efisiensi produk.

Tak ada perbaikan dari kesalahan atau kondisi yang ada sekarang tanpa dirumuskan terlebih dahulu acuan standarnya. Tetapkan standar untuk menghasilkan proses stabil, sebelum proses perbaikan berkelanjutan akan dilaksanakan.

Jika proses perbaikan dari kondisi sebelumnya ingin ditingkatkan ke kondisi lebih baik  tanpa penetapan standar terlebih dahulu.  Yang terjadi hanya merupakan variasi kegiatan dari apa yang biasa dilakukan kepada cara lain diluat kebiasaan. Ingat, standarisasi pekerjaan adalah salah satu fasilitator kunci dalam membangun kualitas mengeliminasi bias.

Melalui standar kerja yang jelas dan tuntas kita akan mudah memulai langkah perubahan atas kesalahan yang telah dilakukan. Caranya adalah dengan membandingkan antara hasil yang didapatkan dengan standar kerja yang telah dibakukan. Apakah standar kerja telah diikuti atau malah tak ditaati?

Jika semua bagian mampu memilah prioritas dan kepentingan bekerja sesuai dengan porsi masing-masing maka akan timbul sebuah rangkaian kerja yang sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Akan ada kepastian yang sangat diperlukan sebagai sebuah kekuatan, di mana kecil peluang terjadi kesalahan.

Rangkaian kerja terstandar adalah entry point menuju bangunan SOP tepat manfaat. Berikutnya SOP yang  dipahami dan diikuti langkah demi langkahnya, akan berbuah sebuah standar mutu layanan terbaik. Tidak ada yang kurang, semua serba prima. Petunjuk yang diberikan memberi gambaran detail, PAS…tidak kurang dan tidak lebih.

Namun   jika ditengah jalan  ditemukan kesalahan secepatnya harus dialakukan koreksi perbaikan sesuai temuan dan bukti lapangan. Perlu diperhatikan dalam design standar yang akan dibakukan  adalah keseimbangan antara prosedur kaku dan fleksibitas terhadap perbaikan maupun inovasi perubahan.

SOP akan memperkecil terjadinya variasi dan menghasilkan konsistensi implementasi proses/prosedur dalam organisasi. Bahkan jika terjadi penggantian personal sementara waktu atau tetap, SOP dapat mendeskripsikan pemenuhan semua keinginan pelanggan detail kepada personal pengganti.

SOP sangat dibutuhkan oleh semua organisasi  tanpanya banyak varian yang tak terkendali. Anehnya, banyak bisnis yang sudah berjalan puluhan tahun, namun tidak memiliki panduan operasional. Kenyataan membuktikan tanpa SOP sebuah organisasi yang dikembangkan dapat berjalan, bahkan bertahan di tengah persaingan.

Tetapi coba amati, banyak energi yang harus dikeluarkan, banyak pemborosan dihasilkan. Semua kesalahan bermuara pada hal kecil-remeh temeh- yang semestinya dapat ditinggalkan.

Berikut beberapa tips sederhana untuk mulai membuat  kerja berstandard  :

  1. Tetapkan target kerja jelas misal dalam sekian jam/menit harus menghasilkan sekian pcs
  2. Buat urutan kerja jelas dan mudah diikuti sehingga pelaksana dapat bekerja sesuai pedoman yang telah dibuat
  3. Jelaskan detail komposisi bahan dan  elemen yang dirangkaikan untuk menghasilkan produk yang diminta
  4. Tuliskan ketiga hal diatas dalam  format lembar kerja yang jelas dan mudah diikuti
  5. Bangun SOP sebagai sebuah panduan jelas, mendetailkan langkah dan cara serta arah jika ada kondisi tak biasanya/abnormalitas.
  6. Lakukan penyesuaian tiap ada perubahan permintaan atau pergantian design  model perbaikan
  7. Dokumentasikan setiap lembar kerja sebagai bagian control dan pengendalian standar kerja serta basic perbaikan berikutnya.


Perumusan standar bukan pilihan, ia keharusan yang harus dibangun agar kita dapat  menang ditengah kerumunan kesulitan . Standarisasi  adalah landasan yang harus dibenamkan agar organisasi makin kokoh ditengah gerusan pertarungan. Standard bukan untuk membatasi melainkan ia cemeti agar kita tak berhenti. Segera buat Standarisasi atau MATI! (Lse)

 
Top