Berdasarkan Permen PAN Nomor: PER /21/ M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan. Berikutnya tertulis dalam panduan petunjuk teknis dalam  Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan  Reformasi Birokrasi No 35 Tahun 2012/ Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Birokrasi.

Salah satu aspek penting untuk mewujudkan birokrasi yang efektif, efisien dan akuntabel dalam rangka perbaikan kinerja manajemen pemerintahan/kualitas pelayanan publik adalah dengan memperbaiki proses penyelenggaran administrasi pemerintahan melalui penyusunan dan penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan.

Di dalam organisasi publik (pemerintah), visi yang diemban adalah tercapainya kesejahteraan masyarakat melalui pemberian pelayanan yang prima kepada masyarakat sebagai pemilik/pemangku kepentingan, baik pelayanan yang bersifat langsung diberikan maupun pelayanan yang dinikmati masyarakat secara tidak langsung.

Namun demikian citra pelayanan publik yang dinilai masih belum memenuhi kebutuhan masyarakat serta pelayanan masih mengecewakan masyarakat penggunanya merupakan hal yang setiap hari menjadi keluhan .

Kondisi tersebut tentunya tidak dapat dibiarkan terus berlangsung. Oleh karena itu upaya pemerintah untuk mereformasi sistem penyelenggaraan pemerintah terus dilakukan melalui berbagai kebijakan yang mendorong kearah perbaikan penyelenggaraan pemerintah. Pemerintah telah mencanangkan penerapan prinsip-prinsip tata kepemerintahan yang baik (good governance) sejak tahun 1998.

 Salah satu dari prinsip-prinsip tersebut adalah penerapan transparansi dan akuntabilitas kegiatan penyelenggaraan pemerintahan. Perwujudan dari transparansi, akuntabilitas serta standarisasi pelayanan dapat dilakukan antara lain melalui penyusunan standar pelayanan bagi setiap jenis pelayanan publik.

Proses penyusunan standar pelayanan agar lebih mudah haruslah diketahui secara pasti prosedur itu dari suatu jenis pelayanan. Melalui Prosedur yang jelas, akan lebih mudah diketahui berapa biaya yang diperlukan, waktu yang dibutuhkan, siapa saja yang terlibat, peralatan apa saja yang diperlukan serta persyaratan apa saja yang harus dipenui oleh pengguna jasa pelayanan. .

Dengan demikian, SOP menjadi  sangat penting karena bermanfaat untuk memberikan pedoman bagi setiap pegawai dan pejabat di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan rutin; membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan; menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi; membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan dan meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan pelayanan.

Sebuah Standard sangat diperlukan untuk keseragaman  proses. Dapat dimulai dari masuknya input dapat berupa bahan baku sampai dengan produk yang dihasilkan. Bagaimana cara merumuskan keinginan customer, perumusan standard bagi organisasi. Pembuatan SOP,cara mengimplementasi,mengkonservasi  dan mengevaluasinya.

Didalam organisasi pemerintahan, melakukan perubahan tidak bisa semata ditujukan pada organisasinya semata , melainkan melakukan perubahan terhadap sistem organisasi juga.
 Sistem ialah sekelompok unsur yang saling terhubung dan secara serentak diarahkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

 Didalam kajian SOP; Sistem adalah proses atau prosedur dalam pencapaian tujuan yang terdiri dari beberapa bagian yang saling terkait. Penetapan pemastian proses maupun prosedur terkendali akan mengoptimalkan output sesuai target.

Prosedur tersebut haruslah distandarkan agar pelayanan yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan.
Masing-masing proses/prosedur berkorelasi, saling terhubung dimana tiap proses menjadi input bagi proses sesudahnya, sekaligus menjadi output dari proses sebelumnya.

Disebabkan proses tersebut terkait dan interaktif satu sama lain dalam satu sistem, pengendalian mutu yang baik pada setiap proses secara keseluruhan akan menghasilkan pengendalian mutu sistematik.
Kendalikan parameter prosesnya!

Jika semua bagian mampu memilah prioritas dan kepentingan bekerja sesuai dengan porsi masing-masing. Maka akan timbul sebuah rangkain kerja yang sesuai dengan standard yang telah di tetapkan. Akan ada kepastian yang sangat diperlukan sebagai  sebuah kekuatan, dimana kecil peluang terjadi  sebuah  kesalahan.

SOP Tepat yang dipahami dan diikuti langkah demi langkahnya akan berbuah sebuah  standard mutu layanan terbaik. Tak ada yang kurang semua serba prima. Petunjuk yang diberikan memberi gambaran detail, tak kurang tak lebih.

Kata kuncinya adalah standarisasi memperkecil peluang kegagalan, standarisasi akan memudahkan duplikasi dibuat . Bahkan dengan standarisasi beberapa resiko telah berubah menjadi sebuah peluang yang terkendali.

Dalam ranah Administrasi Pemerintahan  sistem yang terkendali akan menaikan mutu dan kinerja birokrasi, hasil akhirnya kemudahan layanan.

Artinya cukup sebuah SOP Tepat akan menjadi  jaminan bagi para birokrat untuk melaksanakan tugas tanggung jawabnya sesuai mandat.

Pendekatan terbaiknya adalah tiga kunci kualitas :  tidak menerima input defect, tidak memproses defect serta tidak menghasilkan output defect. 

Masing masing user memiliki pengetahuan “ My Quality Assurance”.  Saya memastikan kualitas kerja yang menjadi tanggung jawab saya. Pendekatan MQA ini mungkin hampir mirip dengan program Waskat (Pengawasan Melekat) tetapi memiliki tool yang lebih jelas dan terukur.

Masing masing Caranya dengan mencari important point paling penting yang menjadi kunci berjalanya sebuah proses.

Jika kita telah memiliki important point dan merumuskan kedalam perintah yang harus dilaksanakan sesuai standard, maka akan dapat dipastikan kualitas prima akan diperoleh sempurna.

Cara termudah adalah dengan mendefinisikan detail input yang anda bisa terima. Tetapkan sampel ideal yang anda akseptasi, sehingga birokrat di lapangan dapat mudah membandingkan antara input yang  masuk dengan sampelnya.

Bagi  Anda sebagai pegawai pemangku kegiatan, sampel  pembanding akan memudahkan kontrol visual. Bahkan orang awam pun yang tak mengerti spesifikasi hanya dengan melihat  sekilas dapat menyatakan input ini berkategori OK, dapat diproses -Not OK, tak dapat diproses.

Saat proses pekerjaan dilakukan dimasing masing bagian tetap memegang kunci kualitas . Artinya JANGAN membuat kesalahan, SALAH memilih input yang akan diproses-SALAH mengerjakan tugas pokok yang menjadi job Kita- SALAH meneruskan ke proses berikut. Tidak membuat kesalahan harus berterusan, setiap unit harus paham penjaminan dimulai dari bagiannya, hingga meluas ke semua Seksi, Unit maupun Departemenya.

Jika semua yang telah kita upayakan berjalan baik  & Tepat tak ada lagi keluhan, kemalasan bahkan hujatan terkait dengan layanan publik. Birokrat mesti merakyat, memenuhi hajat hidup masyarakat, mereka pelayan bukan bangsawan yang ingin mendapat kemewahan. Penyimpangan Birokrasi mestinya berhenti sampai disini, STOP Bereau-Crazy ! Kalau bukan sekarang kapan lagi? (Lse)



 
Top