SOP-terupdate-jangan-pakai-SOP-Jadul

“Didunia ini tidak ada yang abadi, kecuali perubahan itu sendiri”. (Heraclitus , Filusuf Yunani kuno)


Jika ditelaah statement ini sampai sekarang  masih relevan. Realita faktanya, di dunia nyata selalu terjadi perubahan mencakup seluruh aspek kehidupan pada tingkat individu maupun tingkat organisasional.

Oleh karena perubahan  selalu terjadi dan pasti akan selalu terjadi, seyogyanya tiap pemimpin mampu mengelolanya. Pemimpin organisasi harus memahami atas perubahan yang terjadi diorganisasi yang dipimpinnya.

Diperlukan ketrampilan dan kemampuan perhitungan mengenai  dampak dari perubahan-perubahan yang terjadi. Mutlak perlu  keterampilan dan keberanian untuk lakukan perubahan dalam organisasi demi peningkatan kemampuan menuju tujuan yang telah ditetapkan.

Sehubungan Standard Operating Procedure yang telah ditetapkan sebagai bagian penting organisasi,harus dipahami perlu dilakukan penyesuaian mengikuti  apa yang telah terjadi . Prinsipnya melakukan apa yang ditulis, menulis apa yang dilakukan menjadi pedoman.

Dalam Kenyataan banyak yang masih menanyakan kapan sebetulnya SOP harus diupdate. Karena perubahan yang dimaksud beragam jenis, sifat dan waktunya. Akibatnya dalam praktik timbul kebingungan dan kebimbangan yang berujung pada kesalahan.

Berikut adalah beberapa tip perubahan yang wajib diantisipasi oleh pemilik SOP . Karena kesemuanya  akan berkonsekuensi pada  update SOP bagi Proses/prosedure yang telah dibangun.

1.    Man, jika terjadi perubahan pada pelaksana/penanggung jawab proses ataupun prosedur yang dilakukan. Misal, sebuah proses yang sebelumnya dikerjakan oleh bagian warehouse tetapi atas kajian mendalam berubah pelaksanaan dengan diserahkan kepada bagian receiving quality. Penyesuaian menjadi konsekuensi karena pergantian penanggung jawab.

2.    Machine, Jika terjadi perubahan pada Machine/Tool yang dipergunakan untuk melakukan proses yang dimaksud. Jika awalnya proses menggunakan mesin press semi automatic tetapi dikarenakan tuntutan kebutuhan diharuskan berubah ke mesin full automatic.

3.    Material, Bahan Baku yang digunakan mengalami penggantian. Sebelumnya Bahan Baku yang digunakan sebagai pembangun roti adalah berjenis biasa. Dalam perkembangan masyarakat mengalami pergeseran pilihan. Mereka lebih sadar kesehatan, maka tuntutan itu dijawab dengan beralih ke bahan gandum organic. Perubahan ini akan  berkonsekuensi perubahan terhadap panduan SOP yang telah dibuat disesuaikan dengan bahan baku yang terbaru.

4.    Metode  berarti cara atau jalan yang harus dilaksanakan dalam kerangka rangkaian proses/prosedur. Metode juga bemakna cara kerja untuk dapat menyelesaikan sebuah urutan langkah. Jika terjadi perubahan, misal sebelumnya bahan baku diproses langsung setelah dicuci. Melalui kajian, akhirnya diputuskan  harus di keringkan dulu baru dilanjutkan dengan proses. Perubahan ini adalah pintu dilakukan update SOP sebelumnya, jika ditnggalkan SOP akan “berjarak” dengan kenyataan.

5.    Environtment, Lingkungan atau tempat berlangsungnya proses atau prosedur sebagai  bagian pelaksanaan urutan Formula. Jika tempat berubah, maka konsekuensi SOP harus diupadate. Tempat Kejadian Proses ini penting karena akan berpengaruh secara signifikan pada hasil akhir.

6.    Complaint, Jika ditemukan customer claim dan terbukti akar masalahnya karena SOP memiliki celah salah. Customer Claim adalah pintu perbaikan, dimana feedback respon dari customer menjadi masukan penting. Kaji kapan claim terjadi, jika muaranya kesalahan ditemukan setelah SOP telah diberlakukan. Artinya SOP harus direvisi, agar aksi berikut makin maksi tak ada lagi customer claim pengurang nilai. 


Konsekuensi dari semua perubahan ini  adalah penggantian SOP. Sekali SOP tak update maka akan berakibat SOP sudah bukan lagi menjadi panduan. SOP akan jadul dan mandul tak lagi diperlukan, fungsinya hanya menjadi hiasan tak berkesan.

Spirit SOP memang harus sejalan dengan semangat perubahan, maka dinamika tiap perubahan menuju perbaikan jangan pernah diabaikan. Apa SOP anda jadul mandul atau tepat kaya manfaat, bergantung update jangan terlewat! (Lse)






 
Top