SOP-Berilustrasi-bergizi-terkendali


"Aku akan lupa apa yang kudengar, aku akan ingat apa yang kulihat, aku akan paham apa yang kulakukan"  (Confusius)

Suatu hari yang panas di Surabaya,  BB putih saya berbunyi memecah keheningan. Selepas makan siang kilat, saya tengah bersiap selesaikan berkas pekerjaan yang menumpuk.

Saya mendapat pertanyaan melalui Blackberry messenger dari seorang sahabat.

Sebutlah namanya Mas Rudi, curhat mengenai sulitnya menyeragamkan cara langkah untuk     proses produksi. Bisnis bakery rumahan nya sedang tumbuh, outlet ke sepuluh baru saja dibukanya diluar kota.

Berbagai formula cara telah diupayakan, mulai standarisasi bahan,  perumusan langkah-langkah dibakukan. Pelatihan teknik ilmu terbaru telah diajarkan untuk semua karyawan.

Keluhanya sering pegawai tidak mampu menekan kesalahan, bahan baku yang terbuang terus meningkat signifikan. Terbanyak karena digunakan dalam proses ujicoba, sebelum proses sebenarnya dilakukan,  karyawan mencoba formulasi resep dalam skala kecil.

Jumlah ini jadi membesar jika diakumulasikan dalam hitungan keseluruhan. Apalagi ritual mencoba dan salah itu juga terjadi ditiap pergantian jenis bakery yang dimiliki, padahal totalnya ada tigapuluhan.

Angka pemborosan berikut yang berkontribusi mencetak kesalahan adalah gagal produksi. Dimana terjadi bahan yang diolah menjadi roti tak sesuai kualitas diharapkan. Hasil akhir  menyumbang total kesalahan makin mengembang.

Diakuinya kesulitan terbesar adalah karyawan belum timbul kesadaran bahwa kesalahan yang dibuat akan berefek terhadap biaya yang ditanggung secara keseluruhan.

Maka dalam dialog melalui perangkat instant messenger saya mengajukan pertanyaan-pertanyaan.

Rupanya dia baru membangun sistem dengan merumuskan dalam bentuk SOP.

Melalui pelatihan yang pernah diikutinya Mas Rudi terinspirasi membangun  SOP ideal. Tujuanya ingin memiliki sistem terkontrol mengurangi sumber daya bobol.


Mas Rudi sengaja menghubungi saya karena ingin  mempertajam pemahaman  diseputar penggunaan SOP sebagai pengendali managemen produksi rotinya.

Konon versi Mas Rudi,  SOP yang  dibuat menyuguhkan detail panduan sebagaimana contoh yang telah diberikan saat pelatihan.

Satu persatu pertanyaan yang saya ajukan dijawabnya lugas tanpa ada yang disembunyikan.

Pisau pertanyaan     saya telah habis memotong menyayat semua keingin tahuan, tetapi belum juga tersingkap akar persoalan.

Karena belum menemukan kekurangan dan kesalahan  SOP nya dari bertanya.  Saya putuskan minta dia bersedia mengirim Soft Copy. SOP yang telah diberlakukan.

Tak berselang lama, inbox email saya terisi file  SOP karya Mas Rudi. Contoh yang dibagikan  adalah prosedur pembuatan Roti Tawar.

Sejurus kemudian file berhasil terbuka, dan segera saya dapat memperkirakan jawaban kenapa standard yang telah diberlakukan tak mudah dipraktikan.

Rupanya semua panduan yang disusun hanya  narasi semata tak ada visualisasinya. Saya dapat mengerti kenapa karyawan acap membuat kesalahan.

Mereka masing-masing memiliki sudut pandang, persepsi bahkan kefahaman beragam.

Meski tak turun ke TKP, saya dapat memprediksikan dimana potensi masalah berasal.  Salah memahami narasi ditiap lini berpeluang salah. Karena masing masing pembaca dapat membuat tafsir sesuai kefahaman dan sudut pandang mengasumsi.


Ilustrasi visual bisa berupa foto atau gambar. Fungsinya menguatkan skrip narasi agar tak ada yang  tersilap salah.

Saran masukan saya, agar Mas Rudí melengkapi SOP dengan  visual gambar yang memudahkan. Meniadakan pintu pemahaman dari satu maksud dan tujuan.

Tiga pekan berlalu, suatu petang lepas maghrib saya mendapat berita gembira via telphone.

Suara Mas Rudi diseberang sana antusias menceritakan bagaimana perbaikan berbuah manis.

Selepas mendapat saran dia lakukan perbaikan. Salahsatu SOP nya dijadikan bahan kajian percobaan. Terbukti visualisasi yang melengkapi SOP mampu  menekan angka inefisiensi.

Bahkan menurutnya karyawan makin pede bekerja tanpa takut hasilnya salah.

Kita mudah lupakan  yang terdengar, sebaliknya mudah mengingat apa yang dilihat, jadi kenapa tak lengkapi gambar bernas ditiap narasi SOP yang tersaji? Bukankah melihat gambar ilustrasi bergizi lebih pasti dan terkendali daripada hanya membaca narasi sunyi? (LSe)
 
Top