Workshop-Standard-Operating-Procedure-Tepat


Mengapa Standard Operating Procedure harus tepat? Tuhan menciptakan alam & isinya dalam keteraturan sempurna. Matahari terbit dari ufuk timur dan tenggelam di barat. Dia muncul bersama terang fajar dan tenggelam dikegelapan malam. Bintang dan galaksi beredar pada sumbu porosnya. Jika ada yang mencoba keluar dari pakem Sang Pencipta, akan binasa.

Organisasi yang dikelola serampangan, bisa ditebak ujungnya. Bangkrut, gagal dan terakhir gulung tikar. Semua organisasi semestinya dikelola dengan management mumpuni untuk mendapatkan kondisi harmoni.

Jika dianalogikan organisasi sebagai sebuah pesawat terbang, maka panel instrument didalam cockpit berposisi strategis. Tanpanya, pilot akan mengendalikan moda udara ini dengan mengkira-kira. Update status tekanan udara, arah angin, navigasi kompas, derajat kemiringan, bahkan bahan bakar  menjadi rumit. Informasi dan status pemastian harus dicek utuh secara visual full manual. Tingkat akurasi dan ketepatan akan sulit didapat karena tak ada alat ukur dan kriteria yang tepat.

Dalam situasi seperti ini, pemimpin berperan amat dominan. Semua urusan akan bermuara padanya. Figur akan menjadi sentral, bermula dan berakhirnya aktivitas. Jobdesk hanyalah wacana, struktur terkubur sehingga anggota organisasi bekerja ngawur tak terukur.

Sistem adalah proses atau prosedur dalam pencapaian tujuan yang terdiri dari beberapa bagian yang saling terkait. Sistem tepat dalam organisasi akan memandu agar profit dan benefit dapat tercapai secara efisien.

Standard Operating Procedure Tepat memiliki nilai strategis, mampu melahirkan kekuatan sistematis, diantaranya:

1. Pengendalian mutu dilaksanakan sistematik

Penetapan pemastian proses maupun prosedur terkendali akan mengoptimalkan output sesuai target. Tiap proses/prosedur berkorelasi, saling terhubung dimana tiap proses menjadi input bagi proses sesudahnya, sekaligus menjadi output dari proses sebelumnya. Disebabkan proses tersebut terkait dan interaktif satu sama lain dalam satu sistem, pengendalian mutu yang baik pada setiap proses secara keseluruhan akan menghasilkan pengendalian mutu sistematik.

2. Koordinasi yang lebih baik

Komitmen untuk menghasilkan produk output yang memenuhi persyaratan kualitas terbaik akan mendorong diterapkanya sistem yang mendukung pencapaian hal tersebut. Inilah pemicu tumbuhnya gerakan berkoordinasi antar-proses dalam sistem.

3. Deteksi awal ketidaksesuaian

Mutu menjadi orientasi tiap proses dan prosedur, tak ada kompromi bagi kualitas dibawah kebutuhan customer. Sistem pengendalian mutu yang baik dan model koordinasi antar proses lancar, memunculkan konsep deteksi lebih dini. Ingat proses selalu melakukan pemastian atas output dari proses sebelumnya. Maka tiap abnormalitas yang timbul mudah segera terdeteksi, diperbaiki dan dicegah agar tidak berulang kembali.

4. Konsistensi mutu yang lebih baik

Tiap kesalahan dan cacat proses dan prosedur selalu dievaluasi dengan komitmen mutu terbaik. Upaya berkelanjutan guna memperbaiki kinerja dengan berdasar kepada pedoman dan prosedur yang telah dibakukan, akan melahirkan konsistensi pengendalian mutu makin sempurna.

5. Kepercayaan pelanggan bertambah

Suatu Organisasi yang menerapkan sistem manajemen terstandarisasi berformat SOP, akan memunculkan TRUST (kepercayaan) pelanggan.

Kepercayaan tumbuh karena pelanggan dapat mengetahui bahwa organisasi memiliki baku mutu produk berstandar jelas dan terukur.

Pelanggan akan memutuskan memilih produk yang memiliki garansi layanan purna jual dibanding yang tak memilikinya. Garansi adalah bagian dari penjaminan mutu terintegrasi.

6. Lebih banyak kesempatan untuk peningkatan

Terbukanya peluang perbaikan kinerja organisasi berkelanjutan. Hal ini dapat timbul karena dokumentasi tertib tiap langkah disertai pengendalian mutu secara terintegrasi, koordinasi antar proses dalam sistem.

Setiap ketidaksesuaian dapat dideteksi secara dini untuk perbaikan, ditangkal agar tak sampai menjadi kesalahan. Potensi munculnya cacat proses dapat dikenali, selanjutnya dicegah agar tidak terjadi.

Jika sekarang kita paham manfaat Standard Operating Procedure Tepat, sudah selayaknya segera merumuskan SOP diseluruh aspek organisasi. Kita bisa memulai membangun SOP IT, SOP Keuangan, SOP Pelayanan, SOP Administrasi, SOP Marketing dan seterusnya. Karena dengan Standard Operating Procedure Tepat, Organisasi Kuat, Bisnis Makin Hebat. [LSe Access]
 
Top