SOP Pemerintahan - Reformasi birokrasi digulirkan sebagai cara untuk memperbaiki kualitas pelayanan publik. Semestinya Reformasi mampu merubah perilaku birokrasi yang masih dirasa lamban, berbelit, sulit menuju kondisi efektif, efisien dan ekonomis.

workshop-sop-pemerintahan-bpws-surabaya

Cara tercepat meraih kondisi ideal tersebut adalah dengan merubah orientasi dan proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang harus digerakkan guna memenuhi kriteria dimaksud.

Salah satu langkah strategis dalam mewujudkan birokrasi berkriteria efektif, efisien dan ekonomis adalah dengan merumuskan serta menetapkan standard operating procedures (SOP) pemerintahan dengan tepat.

Dengan rumusan SOP Pemerintahan tepat, penyelenggaraan pemerintahan dapat berjalan dengan pasti, penyimpangan dapat dihindari. Syaratnya harus ditopang komitmen kuat dan konsistensi dalam menjalankanya. Diharapkan pelan tapi pasti, metode ini akan merubah mutu layanan publik berangsur membaik.

Untuk memberi panduan dan arahan jelas dalam praktek penyusunan SOP Pemerintahan, MENPAN mengeluarkan petunjuk teknis yang tertuang dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/II/2008/Pedoman Penyusunan SOP.

Akan tetapi, peraturan dimaksud masih terdapat beberapa hal yang belum sempurna. Celah berpotensi salah menganga jika lembaga publik membangun SOP hanya berpatokan padanya.

Berikut usulan perbaikan yang harus dilengkapi oleh peraturan MENPAN, agar SOP Pemerintahan yang dibuat menjadi lebih sempurna:

1. Belum ada  metode perumusan kritikal poin dari langkah-langkah uraian yang membentuk proses/prosedur. Kritikal poin adalah langkah terpenting, jika tak dilakukan proses/prosedur itu tak berjalan semestinya. Kegagalan menemukan dan merumuskanya sama dengan kegagalan membangun spirit SOP Pemerintahan sebagai standard pemastian. Oleh karenanya, team yang membangun SOP saat melakukan rekonstruksi kegiatan perlu menelaahnya dengan tepat. Kritikal poin ini harus jadi catatan penting yang dipastikan terlaksana sempurna. Praktiknya jika pegawai menjalankan kritikal poin ini dengan tepat, maka dipastikan proses/prosedur dimaksud tepat sasaran atau anti salah (full proofing methode).

2. Belum terdiskipsikan perumusan kondisi normal-abnormal dalam proses/prosedur yang dibuatkan SOP nya. Jika kondisi berjalan tidak ideal sesuai standard yang ditetapkan maka harus dibuatkan arahan apa yang mesti dilakukan? Hal ini menjadi penting mengingat jika tidak ada panduan,maka dikhawatirkan pegawai yang menemukan abnormalitas akan kebingungan mengambil tindakan. Ujungnya sangat mungkin terjadi kesalahan fatal diakibatkan yang bersangkutan salah mengambil keputusan.

3. Belum dijelaskan detail bagaimana cara menetapkan ukuran kriteria/standard dari kondisi yang di-SOP-kan. Dalam buku Rahasia Membangun SOP Tepat, saya sampaikan bahwa keterukuran dapat dibuat dari angka. Artinya tetapkan kondisi ideal dalam rumus angka-angka patokan. Sebaliknya jika kita belum dapat merumuskan kondisi ideal dalam angka, maka kita dapat menetapkan kondisi ideal dalam narasi yang mudah dipahami dan tak berpotensi dua persepsi.

4. Belum merumuskan cara dan petunjuk melakukan evaluasi dan monitoring untuk memastikan SOP Pemerintahan berjalan dengan baik. Dalam buku Rahasia Membangun SOP Tepat bab Cara Mengimplementasi dan Konservasi SOP, saya formulasikan empat resep mujarab. Pertama, buat Meeting Pekanan efektif dan berkala dimana tiap masalah yang timbul dalam praktik SOP akan dikupas tuntas untuk mendapat solusi pantas. Kedua, hidupkan Briefing Harian di tiap unit kerja, selain untuk membangun team work, karakter kepemimpinan dan juga mencari solusi aksi. Briefing adalah sarana tepat untuk mengevaluasi dini tehadap jalan pelaksanaan SOP. Dan terakhir membuat Kartu My Quality Assurance, yang berisi kritikal poin dari SOP yang dituliskan terstruktur dalam kartu. Didalamnya memuat Photo, identitas posisi, jabatan pegawai berupa komitmen serta kesanggupan yang bersangkutan untuk melaksanakanya sesuai standard SOP.

5. Belum ada syarat dan kondisi kapan harus melakukan pemutakhiran SOP. Pemutakhiran adalah revisi SOP dari kondisi sebelumnya ke kondisi terkini sesuai yang terjadi. Justru pemutakhiran sangat penting, karena jika ada “jarak” antara SOP dan aktual maka SOP Pemerintahan akan menjadi “usang tak lagi garang”. Ingat kaidah SOP adalah menuliskan apa yang dilakukan dan melakukan apa yang dituliskan. Syarat pemutakhiran ini jika ada perubahan: 1. Man, Siapa yang melakukan; 2. Material, bahan baku atau input yang digunakan; 3. Methode, tatacara untuk melakukan; 4. Machine, tool atau alat bantu kerja yang dipakai; dan 5. Environment atau lingkungan tempat kejadian proses/prosedur.

6. Format penulisan flowchart dibuat menyamping ke kanan. Flowchart adalah salahsatu tool untuk melakukan cek dan ricek tiap step yang terangkai dalam bingkai Proses. Jika flowchart disusun kekanan, alur urutan step lebih rumit diikuti dan dipahami. Jika ada penulisan ganda atau missing step tak nampak. Berbeda jika flowchart ditulis dari atas kebawah, alur logika kita lebih mudah memeriksa dan mengikutinya. Satu step hilang atau penulisan step berulang akan lebih mudah dideteksi dini. Dalam buku Rahasia Membangun SOP Tepat, penulisan flowchart dari atas ke bawah masuk dalam urutan ke-13.

7. Standard waktu yang digunakan adalah durasi pengerjaan, berapa jam atau berapa hari lama waktu dikonsumsi. Bagi saya penggunaan ukuran seperti ini kurang memberi pengaruh terhadap standar waktu yang digunakan sebagai acuan. Tetapi akan berbeda jika waktu yang dijadikan patokan pelaksanaan adalah berapa Hari sebelumnya (H-n) atau berapa Jam sebelumnya (J-n). Karena patokan tersebut berhubungan dengan persiapan waktu yang dibutuhkan sebelum pelaksanaan.

8. Belum memberikan panduan konkret mengenai informasi dari tiap step dalam proses menggunakan animasi atau gambar photo. Jika kita hanya mengandalkan narasi dan memaparkan konsep dengan tata kata tanpa didukung dengan konsep gambar, maka ada peluang terjadinya kesalahan menginterpretasikan maksud tertentu menjadi maksud lain. Maka, gambar sangat strategis fungsinya untuk mengantar pemahaman menjadi hanya satu konsep lebih detail dan pasti.

9. Tidak ada garis panduan mengenai dokumentasi catatan Perubahan. SOP Pemerintahan bersifat dinamis tidak mandeg, akan tumbuh berkembang seiring dinamika organisasi. Jika updating SOP tak runtut tercatat, akan mempersulit saat melacak proses metamorfosis revisi perbaikan. Ingat, catatan perubahan sangat membantu untuk trashback informasi saat terjadi customer claim atau kesalahan prosedur di tataran praktik.

Inilah 9 jurus rahasia yang harus dimainkan guna menangkis resiko celah salah pada SOP Pemerintahan. Sistem lengkap akan memudahkan, bukan menyulitkan organisasi. Bagaimana menurut Anda? [LSe Access]

(Disampaikan sebagai materi Worksop & Forum Group Discusion SOP Pemerintahan, Bapel BPWS Suramadu Surabaya, September & November 2012)
 
Top