Kampanye-Implementasi-SOP-di-RadioStandard Operating Procedure (SOP), bukan akhir kerja menuju organisasi tersistem. Sebaliknya sesudah berhasil merumuskan konsep SOP adalah titik awal kerja sesungguhnya.

Pertanyaan paling sering saya terima di kelas Workshop SOP adalah bagaimana cara termudah mengimplementasi SOP dan bagaimana cara sederhana mempertahankanya?

Standard operating procedure (SOP) memang penting dan diperlukan di setiap Proses maupun Procedure tetapi jika tidak bisa diimplementasikan ia tak lebih hanya hiasan dinding belaka.

Semahal dan sebagus apapun SOP yang Kita buat ujungnya memang harus dapat dipergunakan sebagaimana fungsinya.

Berikut adalah beberapa tip sederhana bagaimana agar SOP Kita dapat diimplementasikan. Tip ini juga dapat digunakan sebagai petunjuk agar user tetap berkegairahan untuk terus menggunakan dan jadi bagian dari dinamika kerja.

1. Briefing
Tidak selalu karyawan yang hadir ke tempat kerja memiliki kesiapan untuk bekerja. Untuk itu diperlukan sebuah sarana interaksi dua arah antara leader dan member. Pada momentum ini Pemimpin akan dimunculkan karakter kepemimpinanya, memberi arahan tentang target, memecahkan problema. Member dapat mendengarkan dan juga sekaligus memaparkan problem atau sumbang saran bagi pekerjaan. Korelasi dengan Praktik SOP adalah Pekerja dapat memaparkan praktik SOP VS Pekerjaan yang dilakukanya. Jika ada keluhan kesulitan bahkan SOP sudah tak relevan lagi dengan Praktik, maka SOP dapat dikaji dan dibuatkan telaah analisa perbaikanya.

2. Meeting
Artinya Musyawarah, inilah muara semua problema untuk dikaji dan diuji dan dipertemukan dengan alternatif solusinya. Usahakan semua member penanggung jawab yang ditunjuk management hadir. Persiapkan Meeting dengan baik sehingga waktu yang digunakan efektif dalam memutuskan semua problem yang timbul. Salah satu persiapan penting adalah ketersediaan data sebagai bagian dari fakta. Problem praktik SOP yang tak selesai di level Briefing dapat dipecahkan diforum ini. Jangan biarkan SOP mandeg dan kehilangan ruhnya, ingat prinsip tulis apa yang dikerjakan, kerjakan apa yang ditulis. Masalah yang tak berujung solusi berpotensi ditinggalkan oleh usernya karena SOP dianggap tak relevan dalam praktiknya. Maka SOP yang tak dilaksanakan akan menjadi pemicu runtuhnya sistem dan pemastian kualitas di organisasi.

3. Audit
Laksanakan pengecekan berkala setiap saat ke unit-unit kerja yang ada. Lakukan peninjauan langsung lapangan. Bandingkan praktik implementasi Vs SOP nya apakah sudah diterapkan atau masih ada yang kurang. Audit merupakan sarana pengukur kinerja dan performa, dengannya kita bisa menakar apakah SOP ini dilakukan dengan baik atau tidak.

4. Kartu Pemastian Kualitas

Kartu ini berfungsi sebagai pemastian kualitas terkait job yang dikerjakan. Dalam implementasi, seyogyanya sebuah SOP tepat mampu melahirkan pemastian kualitas. Konsepnya adalah tidak membuat defect (cacat) bagi proses berikut. Di Toyota Motor Company dikenal Kartu My Quality Assurance, setiap petugas penanggung jawab job, memastikan tugas dan tanggung jawab sesuai kualitas. Kartu ini lebih menyerupai reminder dan pelaksanaan komitmen untuk selalu mengikuti SOP. SOP akan terjaga keberlangsunganya karena selalu diimplementasi dan terupdate jika mulai ada ketidaksesuaian.

Inilah rahasia mudah mengimplementasi dan mengkonservasi SOP (Standard Operating Procedure). Jika kita bisa tunaikan, maka cara membuat SOP yang menyedot tenaga, waktu, dan biaya tak sedikit, akan berdaya guna. Sebaliknya jika SOP tak berhasil kita laksanakan maka pemborosan nyata akan kita dapatkan. Mana yang Anda pilih? Keputusan bijak ada ditangan kita. [LSe Access]
 
Top