Pengisian-Template-Cara-Membuat-SOP-Suramadu
Ada banyak cara, ada beragam teori ditawarkan sebagai Cara Membuat SOP. Masing masing memiliki metode yang diformulasikan dengan harapan SOP yang dibuat bermanfaat sebagai panduan.

Kenyataanya, SOP yang dihasilkan tak semua bisa menjadi standard, apalagi memiliki tool yang berfungsi sebagai alat pemastian. Bahkan tak sedikit SOP hanya jadi hiasan belaka karena tak dapat diimplementasikan.

Berikut saya sharingkan langkah-langkah sederhana. Konsep ini juga dapat digunakan sebagai template cara membuat SOP.

Cara membuat SOP
Proses/Prosedur :
Departemen :
Divisi :
Unit :
No. Dokumen :
Tanggal berlaku :
Revision Record :

1. Bentuk team SOP
Tahap Awal membangun SOP adalah memutuskan personal dalam team sop. Syarat terbentuknya Team minimal dua orang. Satu orang bertindak sebagai Ketua Team, satu orang lain bertindak menjadi angota. Pilih Ketua, orang yang memiliki kapasitas pengetahuan dan wawasan yang cukup tentang bidang yang akan dibahas dan rumuskan SOP nya. Mengetahui alur proses manajemen sehingga mengetahui tata cara dan langkah palin efisien yang bisa dirumuskan.

2. Rumuskan siapa pengguna SOP
Pengguna SOP adalah siapa yang akan mengimplementasikan dan bersentuhan terhadap SOP yang dihasilkan. Produk SOP yang dibuat harus berorientasi User, maka mindset penyusunan harus disesuaikan. Jangan sampai kita membuat SOP IT tapi tak memahami basic dan konsep dasar dunia IT dan seluk beluknya. Anda bisa Sebutkan Departemen, Bagian, Seksi yang akan mengimplementasikan SOP ini.

3. Kapan proses ini dilakukan
Sebutkan waktu masing masing langkah sehingga akan memperjelas urut-urutan. Pemberian informasi waktu detail ini akan memudahkan pengguna melaksanakan SOP tanpa ada khawatir tertukarnya urutan. Maka penting mendeskripsikan Waktu seperti (H untuk Hari), (J untuk Jam) dan seterusnya.

4.Tempat kegiatan
Jelaskan dimana terjadinya kegiatan yang dimaksud sehingga pengguna SOP tahu secara tepat dimana kegiatan itu berlangsung. Informasi ini akan mengarahkan detail lokasi pelaksanaan. Dapat dimungkinkan satu kegiatan berlangsung di beberapa tempat.

5. Bagaimana berlangsungnya proses? Sebutkan urutan prosesnya secara step by step
Proses atau prosedur berasal dari rangkaian langkah per langkah yang membentuk sebuah kesatuan. Rangkaian ini harus menjelaskan detail kegiatan mulai dari awal, proses persiapan, eksekusi pelaksanaan dan berakhir saat proses itu selesai.

6. Sebutkan kriteria apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan
Ini salah satu contents terpenting dari pembuatan SOP dimana harus dibuat rumusan kriteria ideal tentang Kualitas. Ingat kualitas adalah pendifisian secara detail tentang keinginan Pelanggan. Maka rumusan kondisi ideal adalah panduan dan kriteria yang boleh diterima, kebalikanya yang tidak ada disebut sebagai kondisi yang harus ditolak hindari. Contoh jika kita berbisnis Restoran, maka perlu dibuat panduan SOP penerimaan bahan baku. Rumuskan baku mutu Beras, Daging, telur dan seterusnya. Maka diluar kategori yang sudah ditetapkan, menjadi ketentuan yang ditolak.

7. Lakukan brainstorming dengan team mengenai proses dan prosedur yang telah dituliskan
Brainstorming adalah methode tukar informasi dan pemikiran dengan topik proses dan prosedur yang telah dirumuskan. Dalam tahap ini setiap anggota diberikan hak yang sama untuk menyuarakan pendapat maupun idenya. Tak ada yang salah karena semua pendapat akan ditampung dan dicarikan peluang yang paling tepat. Baik ditinjau dari aspek paling efisien maupun paling efektif. Diakhir brainstorming kita harus dapat menghasilkan konsep step proses/prosedur yang dianggap paling pas.

8. Interview dan verifikasi proses/prosedur dengan pelaksana

Lakukan wawancara dengan pelaku proses/prosedur dengan maksud untuk menggali informasi lebih detail dan lengkap. Disamping itu kita dapat melakukan verifikasi apakah informasi yang kita peroleh telah sesuai antara yang terecord dengan praktiknya. Ingat kita akan menetapkan secara tertulis apa yang telah kita lakukan. Tapi tidak serta merta semua yang kita lakukan dapat kita bakukan, sebaliknya harus dipertimbangkan alternatif terbaiklah yang dapat diformulasikan.

9. Rekonstruksikan step per step aktivitas, review, dan sahkan SOP oleh otoritas yang berwenang
Hasil interview dan verifikasi yang berhasil dituliskan, lanjutkan dengan rekonstruksi. Tahap ini adalah gelar praktik apa yang telah didapatkan dengan mensimulasikan secara detail dan komplet. Tujuanya sebelum kita membakukan dalam SOP tidak ada lagi celah dan kekurangan antara yang tertulis dan pelaksanaanya.

10. Susun prosedur dalam format flow chart
Step step yang telah kita rekonstruksikan dan telah diterima oleh team sebagai proses/prosedur yang sahih dapat dituliskan kedalam format flowchart. Tujuan dari penulisan ini adalah sebagai sarana koreksi dan pemastian bahwa tidak step yang terlewat atau bahkan tertulis double. Flowchart ini juga bisa digunakan sebagai sarana penguji apakah alur logika yang digunakan tepat.

11. Sosialisasikan kepada seluruh penanggung jawab, buat pendokumentasian sebagai buktinya

Umumkan kepada seluruh anggota dari departemen yang melaksanakan SOP. Sosialisasi dimaksudkan sebagai upaya untuk memberikan kefahaman mengenai proses/prosedur yang telah dibakukan. Momentum ini memberi peluang team memperoleh respon langsung dari user jika terdapat ketidaksesuaian dengan praktik. Setelah sosialisasi dipahami dan diterima oleh semua, maka harus dibuatkan pendokumentasian. Tujuanya adalah sebagai bukti tertulis telah dilaksanakan, materi telah dipahami dan semua berkomitment melaksanakan SOP ini secara konsistent.

12. Implementasikan dalam lingkup yang tertera dalam SOP, ingat prinsip tulis apa yang dilakukan-lakukan apa yang ditulis

SOP yang telah dilaunching dan disosialisasikan harus segera diimplementasikan. Tujuanya adalah agar bisa digunakan sebagai panduan dan tool pemastian proses/prosedur. Dalam masa tiga bulan lakukan trial dan lakukan pengamatan dalam praktik. Jangan lewatkan satu step pun menyimpang dari SOP tujuanya adalah agar kita yakin bahwa tiap step teruji dan dapat diimplementasikan sempurna.

13. Kaji prosedur yang telah diimplementasikan dan segera buat perbaikan jika ditemukan kekurangan

Dalam jangka waktu tiga bulan,team dapat melakukan audit mengenai SOP. SOP tidak tabu dilakukan perubahan, jika dalam pelaksanaan ada celah salah. Saat ada ketidaksesuaian buat kajian mengenai alternatif step dengan methode yang lebih baik. Setelah alternatif ini diuji coba dan terbukti lebih baik dibanding SOP sebelumnya formaulasikan, dan bakukan sebagai SOP Revisi.

Cara membuat SOP yang saya uraikan dalam pemaparan sistematis ini telah terbukti. Semua bidang dengan karakter organisasi beragam terbukti mendapat manfaat dari workshop yang kami selenggarakan. Organisasi Pemerintahan, Bisnis, LSM dan Yayasan telah merasakan kemanfaatan dari formula template SOP ini. Bagaimana dengan organisasi Anda, sudahkan memiliki formulasi Cara Membuat SOP Tepat? [LSe Access]
Next
Posting Lebih Baru
Previous
This is the last post.
 
Top